Vom Chip zur Doku: Wie SUSS MicroTec mit einem Redaktionssystem Dokumentationsprozesse neu aufstellte

Grenzenlose Mobilität, moderne Medizin, Kommunikation im Internet of Things – all das wäre ohne leistungsfähige Chips nicht denkbar. Die technisch anspruchsvolle Fertigung dieser Chips erfolgt in mehreren komplexen Bearbeitungsschritten (Mikrostrukturierung), wofür die Chiphersteller entsprechende Spezialmaschinen benötigen. Diese Spezialmaschinen entwickelt und baut SUSS MicroTec.

Die Einführung eines Redaktionssystems nutzte SUSS MicroTec, um seine Dokumentationsprozesse neu aufzustellen und zukunftsfähig zu machen.

Überblick

So wurde die Herausforderung gelöst

Dokumentations-Check und Inhaltsoptimierung

Analyse der bestehenden Dokumentation als Basis, um Inhalte zu verbessern und die spätere Systemeinführung gezielt vorzubereiten.

Workshops zu Prozessoptimierung und Redaktionsleitfaden

Gemeinsame Anpassung der Abläufe und Erarbeitung eines Leitfadens als verbindliche Grundlage für konsistentes redaktionelles Arbeiten.

Systemauswahl mit Praxisabgleich und Teamentscheidung

Präsentationen von zwei Systemen, Referenzbesuch zur realistischen Einschätzung des Aufwands und Entscheidung in der gesamten Redaktionsgruppe für breite Akzeptanz.

Einführung mit redaktioneller Unterstützung und Training on the Job

Begleitung bei Teilmigration und laufender Contenterstellung sowie Coaching vor Ort und Support während und nach der Einführung.

Nahaufnahme von Sportschuhen an einer Startlinie auf einer Laufbahn, im Hintergrund unscharf weitere Läuferbeine.

Ausgangssituation

Englisch als Hürde, redundante Inhalte und hoher Übersetzungsaufwand

Vor der Einführung des Redaktionssystems arbeitete SUSS MicroTec mit Adobe FrameMaker 10 (ohne XML) und schrieb direkt – als Nicht-native-speaker – in Englisch. Die Erstellung der Dokumentation direkt in Englisch war für die Redakteure eine große Herausforderung, weshalb die Erstellungssprache inzwischen in Deutsch geändert wurde.

Grundsätzlich arbeiteten die Redakteure parallel, wodurch viele Dokumentkopien sowie redundante Texte entstanden. Insgesamt führte dies zu einer geringen Wiederverwendungsquote, sehr hohen Übersetzungskosten und einem aufwendigen Änderungsmanagement, zum Beispiel bei der Änderung von haftungsrelevanten Inhalten.

Zentrale Anforderungen

Übersetzungs-aufwand runter. Inhalte im Griff.

SUSS MicroTec wollte Übersetzungskosten senken und die Technische Dokumentation effizienter organisieren. Ein Redaktionssystem sollte Informationsbausteine zentral und nur einmal vorhalten, ihre Wiederverwendung ermöglichen und eine schnelle, normen- und richtlinienkonforme Publikation sichern. Persönliche Ablagen sollten einer strukturierten Datenbank weichen. Die Entscheidung erforderte Geduld: Vier Jahre überzeugte SUSS MicroTec die Geschäftsleitung mit Zahlen, Fakten und einer realistischen ROI-Berechnung. Zudem ließ sich die Einführung nicht ohne Unterstützung neben dem Tagesgeschäft bewältigen.

Übersetzungskosten reduzieren

Ziel war es, Übersetzungskosten zu senken. Zentral gepflegte Informationsbausteine müssen nur einmal übersetzt werden – so entfallen Mehrfachaufwände und Übersetzungen werden effizienter gesteuert.

Wiederverwendung steigern

Paralleles Arbeiten, Dokumentkopien und redundante Texte prägten die bisherige Arbeitsweise. Ziel war daher, Inhalte für eine höhere Wiederverwendungsquote strukturiert aufzubereiten.

Strukturen vereinheitlichen

Gesucht war eine zentrale Lösung statt persönlicher Ablagen: Gültige Informationsbausteine sollten schnell auffindbar und Dokumente normen- und richtlinienkonform publizierbar sein.

Einführung intern absichern

Die Einführung erforderte eine belastbare interne Begründung mit Zahlen, Fakten und ROI-Berechnung. Gleichzeitig musste die Entscheidung vom gesamten Team getragen und im Tagesgeschäft umsetzbar sein.

Mehrere Läuferinnen und Läufer in Bewegung; im Vordergrund Beine und blaue Laufschuhe, der Hintergrund ist unscharf.

Vorgehen

Vom Doku-Check zur Systemeinführung

Die Zusammenarbeit begann mit einem Dokumentations-Check und Workshops zur Prozessoptimierung, aus denen der Redaktionsleitfaden entstand. SUSS MicroTec prüfte zwei Redaktionssysteme. Entscheidend waren neben der Funktionalität Coaching und Support. Ein Referenzbesuch bei Dürr zeigte die künftige Arbeitsweise. Die Redaktionsgruppe traf die Entscheidung gemeinsam. Anschließend bewilligte die Geschäftsleitung Unterstützung bei Teilmigration und Training on the Job. kothes begleitete Einführung, Redaktion und Coaching aus einer Hand.

Rotes Zielband mit der Aufschrift „FINISH“ über einer Laufbahn; im Hintergrund unscharf der Zieleinlauf.

Nutzen

Mehr Zeit fürs Wesentliche

SUSS MicroTec erwartet den ROI vor allem durch die Zeitersparnis bei der Dokumentationserstellung. Mithilfe des Publikationskonfigurators soll der Prozess beschleunigt werden, damit "endlich mal Zeit" für die Beschreibung anspruchsvoller und wichtiger Neuentwicklungen bleibt. Darüber hinaus wird eine Reduktion der Übersetzungskosten durch die Modularisierung und Wiederverwendung von Inhalten in der Quellsprache erwartet.

Auch die Zusammenarbeit mit kothes wurde sehr positiv bewertet. Sie wurde als vertrauensvolle Beziehung beschrieben: Bei jedem Problem konnte ohne Scheu Kontakt aufgenommen werden, und es gab immer Hilfe.

Einführung eines Redaktionssystems bei SUSS MicroTec