Outsourcing für die Technische Dokumentation

Sie können einzelne Aufgaben, klar abgegrenzte Teilb­er­eiche oder Ihren gesamten Dokum­ent­at­ionsprozess an kothes übertragen. Dazu gehören zum Beispiel Recherche, Erstellung und Pflege von Dokumenten, Term­in­ol­og­iem­an­ag­ement, Übers­etz­ungssteuerung, Qual­it­ätssich­erung und Publikation. Gemeinsam legen wir fest, welche Verantwortung kothes übernimmt und welche Aufgaben bei Ihnen verbleiben. Das Modell kann zeitlich begrenzt sein oder als langfristige Zusamm­en­arbeit aufgebaut werden.

Wie schnell wir beginnen können, hängt vom benötigten Fachwissen, dem Umfang der Aufgaben und der aktuellen Verf­ügb­arkeit geeigneter Technischer Redakteure und Redakt­eur­innen ab. Eine erste Unterstützung kann bei klar abgegr­enzten Aufgaben häufig kurzfristig beginnen. Für die Übernahme der gesamten Dokum­ent­at­ionsproz­esse planen wir zunächst Übergabe, Zust­änd­igk­eiten, Systeme und Qual­it­äts­anf­ord­er­ungen. Nach einem ersten Gespräch sagen wir Ihnen offen, welche Kapazität zu welchem Zeitpunkt verfügbar ist und wie die Einarb­eitung und Übergabe organisiert werden kann.

Zu Beginn erfassen wir vorhandene Dokum­ent­at­ionen, Prod­ukt­unt­erl­agen, Prozesse, Systeme, Vorlagen und Zust­änd­igk­eiten. Das Wissen Ihrer Fachleute sichern wir in strukt­ur­ierten Gesprächen und dokum­ent­ieren offene Fragen. So entsteht schrittweise eine belastbare Wiss­ensbasis, die wir zur Erstellung Ihrer Technischen Dokum­ent­ation nutzen.

Ja. Unsere Technischen Redakt­eur­innen und Redakteure arbeiten mit Ihren Redakt­ionssystemen, Vorlagen, Term­in­ol­ogien und Freig­ab­epr­oz­essen. Zu Beginn klären wir Zugänge, Rollen, Sich­erh­eits­anf­ord­er­ungen und die notwendige Einarb­eitung. Wenn kein geeignetes System vorhanden ist, können wir auch eines unserer hauseigenen Systeme für die Erstellung und Verwaltung Ihrer Technischen Dokum­ent­ation einsetzen. Welche Lösung fachlich und wirtschaftlich am besten passt, entscheiden wir gemeinsam. Verb­ess­er­ungspot­enz­iale sprechen wir offen an, setzen Änderungen aber nur in Abstimmung mit Ihnen um.

Welche Verantwortung kothes übernimmt, legen wir vor Beginn der Zusamm­en­arbeit eindeutig fest. Je nach Modell bearbeiten wir definierte Aufgaben, steuern vollständige Dokum­ent­at­ionsproz­esse oder übernehmen den laufenden Betrieb Ihrer Technischen Redaktion. Dazu können Term­inplanung, Qual­it­ätssich­erung, Ress­ourc­ensteuerung, Übers­etz­ungskoord­in­ation und Publikation gehören. Auf Wunsch erstellen wir auch Risik­ob­eurt­eil­ungen und stimmen diese mit der Technischen Dokum­ent­ation ab. Die rechtliche Verantwortung für das Produkt und die Freigabe der zugrunde liegenden Fach­inf­orm­at­ionen bleibt bei Ihnen als Hersteller.

Den Umfang der Unterstützung passen wir an Ihren tats­ächlichen Bedarf an. Je nach Vereinb­arung können wir Kapazitäten für neue Projekte, Prod­uktlinien, Übers­etz­ungen oder Auftragsspitzen erhöhen und bei sinkendem Bedarf wieder reduzieren. Dabei berücksichtigen wir vereinbarte Vorl­aufz­eiten und benötigte Fachkenntnisse. Durch unseren Redakt­eurspool sind Sie nicht von der Verf­ügb­arkeit einer einzelnen Person abhängig. Wie flexibel die Skalierung konkret möglich ist, legen wir transparent im jeweiligen Zusamm­en­arb­eitsmodell fest.

Die Kosten hängen vom Umfang der übern­omm­enen Aufgaben, der Zahl und Komplexität der Produkte und den benötigten Fachkenntnissen ab. Bei mitt­elständ­ischen Kunden, für die wir die Dokum­ent­ation langfristig übernehmen, liegt das jährliche Volumen beisp­ielsweise bei rund 100.000 Euro. Bei großen Mitt­elständlern und Konzernen, deren vollständige Dokum­ent­at­ionsproz­esse wir verantworten, kann es im hohen sechsstell­igen oder auch im sieb­enstell­igen Bereich liegen.

Entscheidend ist dabei nicht nur das Gesamtbudget, sondern auch die langfristige Effizienz. Bei einem Kunden haben wir die Dokum­ent­ation so modular aufgebaut, dass einzelne Anleitungen, die früher 30.000 Euro oder mehr kosteten, heute für wenige hundert Euro erstellt werden können. Solche Stückkosten sind das Ergebnis einer über Jahre optimierten Inform­at­ionsstruktur und nicht der Einstiegspreis für ein neues Outs­ourc­ingprojekt.

Nach der Analyse Ihrer Ausg­angslage zeigen wir transparent, welches Modell sinnvoll ist, welche laufenden Kosten entstehen und welche Effiz­ienzpot­enz­iale realistisch sind.

Nein. Alles, was wir in Ihrem Auftrag erstellen, gehört Ihnen. Wissen, Prozesse und Zust­änd­igk­eiten dokum­ent­ieren wir nachvollziehbar, damit die Technische Dokum­ent­ation nicht von einzelnen Personen abhängig ist. Sie erhalten die vereinb­arten Inhalte und Quelldaten und können diese selbst weit­erf­ühren, durch kothes bearbeiten lassen oder einen anderen Partner beauftragen. Auch Laufzeiten, Überg­ab­er­egeln und die Beendigung der Zusamm­en­arbeit vereinbaren wir transparent. Sie entscheiden jederzeit selbst, wie Ihre Technische Redaktion weit­erg­ef­ührt wird.

Nein. kothes bietet keine Arbeitn­ehm­er­üb­erl­assung an. Wir übernehmen klar definierte Aufgaben, Projekte oder vollständige Dokum­ent­at­ionsproz­esse als eigenständig organ­is­ierte Dienstleistung. Unsere Mitarb­eit­enden bleiben in die Strukturen und die fachliche Steuerung von kothes eingebunden. Die Zusamm­en­arbeit, Verantwortlichkeiten und Ergebnisse werden vorab eindeutig vereinbart. Wenn Sie ausschließlich Personal suchen, das vollständig in Ihre Organ­is­ation eing­egl­iedert und durch Sie gesteuert wird, ist unser Angebot daher nicht das passende Modell.