Dokumentenmanagement im Informationsprozess
Prozesse optimieren, Informationen beschaffen und bei der Lieferantendokumentation den Überblick behalten
Der Kunde und unsere bisherigen Aufgaben
Der Kunde, mit dem Sascha an diesem Tag sprach, ist eine Tochterfirma eines großen Logistikdienstleisters, die für den Bau und die Instandhaltung der Güterverteilzentren in Deutschland zuständig ist.
In unseren bisherigen gemeinsamen Projekten bestand unsere Aufgabe darin, die Güterverteilzentren – Sortieranlagen mit mehrere hundert Meter langen Förderbändern und sehr komplexer Lese- und Leittechnik – in Form der benötigten Betriebsanleitungen zu beschreiben.
Vielfalt ordnen. Überblick schaffen.
Der Projektstart gestaltete sich aufwändiger als erwartet.
Einheitliches System schaffen
Fünfzehn Projektingenieure hatten in ihrer Funktion als Gewerkeverantwortliche bislang jeweils ihr eigenes System zur Ablage, Benennung und Überprüfung der benötigten Dokumente.
Benennungen vereinheitlichen
Erschwerend kam hinzu, dass es für gleiche Dokumente bzw. Dokumentarten keine einheitliche Benennung gab und diese dadurch an verschiedenen Stellen im System unterschiedlich benannt wurden.
Zentrale Ablage aufbauen
Da auch die Ablage der Dokumente nicht immer zentral erfolgte, galt es als Grundlage für die weitere Arbeit zunächst, den Überblick über fast eintausend Dokumente zu bekommen.
Vom Dokumentenchaos zur transparenten Steuerung
Zunächst wurden uns von den Gewerkeverantwortlichen sämtliche bereits vorliegende Dokumente aus E-Mails, von USB-Sticks und anderen Speicherquellen zentral zur Verfügung gestellt, damit wir diese schließlich sortieren und ordnen konnten – kein geringes Unterfangen bei dieser großen Anzahl von Dokumenten.
Um zukünftig Uniformität und Transparenz zu schaffen, entwickelten wir in Zusammenarbeit mit den Projektingenieuren ein Ablagesystem aus nummerierten Unterordnern mit definierter Terminologie. Eine umfangreiche Dokumentenliste mit identischer Nummerierung half fortan, den aktuellen Status der Dokumente über ein visuelles Ampelsystem schnell zu erfassen.
Transparenz, Tempo und Wiederverwendung im nächsten Projekt
Nach mittlerweile mehrmonatiger Unterstützung aller Beteiligten durch kothes schleifen sich die Prozesse nun langsam ein. Es freut uns sehr, dass gerade die Zulieferer bereits mehrfach anerkannt haben, welche Vorteile bezüglich Transparenz und Zeit durch unsere Arbeit entstanden sind. Weiterhin freut es uns ebenfalls, dass unser Kunde wirklich von unserer Lösung überzeugt ist und unser erstelltes System zur Dokumentationssteuerung bereits beim nächsten Großprojekt von Anfang an nutzen wird.
Die Antwort auf Saschas Frage vom Beginn lautete in diesem Fall also „Ja“ – wir dürfen uns mit allen Zulieferern in Verbindung setzen. Und ebenfalls „Ja“ lautete unsere Antwort auf die Frage, ob wir unseren Kunden in diesem Projekt unterstützen können. Wir sind sehr glücklich, dass wir in dieser Art von Projekt optimieren und entlasten können, und freuen uns auch auf viele weitere, außergewöhnliche Projekte, in die wir unser Wissen und die gesammelten Erfahrungen einbringen können.
