Vom Word-Dokument zum strukturierten Redaktionsprozess
Wie JW Froehlich mit kothes Struktur, Wiederverwendung und effiziente Freigabeprozesse etabliert
Manuelle Prozesse bremsen Qualität und Effizienz
Die dreiköpfige Redaktion erstellte produktspezifische Anleitungen in Word. Ähnliche Inhalte mussten mehrfach erstellt werden, was besonders bei Fremdsprachen zeitaufwendig und fehleranfällig war. Übergreifende Informationen blieben dadurch teilweise inkonsistent. Auch Freigaben wurden manuell gesammelt und eingearbeitet – ein intransparenter Prozess.
Angesichts steigender Dokumentationsanforderungen und begrenzter Kapazitäten war klar: Es braucht ein professionelles Redaktionssystem, um auch künftig effizient und qualitätsgesichert zu arbeiten.
Ein System. Weniger Komplexität.
Ziel war die Einführung eines Redaktionssystems, das eine effizientere Erstellung und Pflege der Technischen Dokumentation ermöglicht und die Zusammenarbeit erleichtert. Im Mittelpunkt stand ein Gesamtkonzept für zukunftsfähige Abläufe und eine spürbare Entlastung der Redaktion. Die Aufgabe für kothes: Das Redaktionsteam durch den gesamten Veränderungsprozess begleiten – mit fachlicher, methodischer und technischer Unterstützung.
Systematische Wiederverwendung ermöglichen
Inhalte sollten modular aufgebaut und mehrfach nutzbar sein. So lassen sich Redundanzen vermeiden und die Konsistenz verbessern – ein Vorteil bei vielen produktübergreifenden Gemeinsamkeiten.
Praxistaugliche Konzepte entwickeln
Für Metadaten, Varianten und Variablenmanagement mussten alltagstaugliche Konzepte entstehen. Gleichzeitig sollte das Team sich in die neuen Funktionen einarbeiten und eigene Lösungen für die spezifischen Inhalte erarbeiten.
Anwenderkompetenz aufbauen
Damit das System sicher eingesetzt werden kann, waren praxisnahe Schulungen und Workshops nötig, zugeschnitten auf die konkreten Anforderungen von JW Froehlich.
Vom Redaktionsprojekt zum Systemwechsel
Nach einem Webinar zu Redaktionssystemen entschied sich JW Froehlich Anfang 2024 für XR und reviewhub.
kothes begleitete das Redaktionsteam mit Schulungen, Workshops und Konzeptentwicklung. Modulare Einheiten ermöglichten eine schrittweise Einarbeitung und eigene Tests. Im Mittelpunkt standen strukturierte Inhalte, Wiederverwendung sowie der Einsatz von Metadaten und Varianten. XR bildet die redaktionelle Basis, reviewhub bündelt Rückmeldungen aus den Fachabteilungen nachvollziehbar und führt sie in den Freigabeprozess über.
Wenn Prozesse sitzen, gewinnt die Redaktion Zeit.
Mit XR und reviewhub ersetzte JW Froehlich die bisherigen Abläufe durch ein System, das die Wiederverwendung von Inhalten und transparente Freigabeprozesse unterstützt. Die Qualitätssicherung wurde vereinfacht, fundierte Konzepte für Metadaten und Varianten schaffen eine redaktionelle Basis.
Auch nach Projektabschluss bleibt kothes Ansprechpartner und unterstützt bei technischen und fachlichen Fragen. So kann JW Froehlich die Technische Dokumentation effizient weiterentwickeln, Zeit sparen und auf neue Anforderungen reagieren.
„Gerade in der Anfangsphase war es eine Herausforderung, die richtigen Konzepte für unsere Produkte zu entwickeln. Die Kombination aus individueller Unterstützung, Workshops und technischer Expertise durch kothes hat uns dabei enorm geholfen. Besonders schätze ich den offenen Austausch auf Augenhöhe, der jedes Mal lösungsorientiert ist."
Kristina Welch
Leiterin der Technischen Dokumentation
JW Froehlich
