Beratung für die Technische Dokumentation: vom Konzept bis zum passenden System

kothes berät herstell­er­üb­ergreifend, arbeitet aber zugleich mit ausg­ew­ählten System­anb­ietern zusammen. Diese Partnerschaften ermöglichen es uns, Systeme einzuführen, Lizenzen bereitz­ust­ellen und unsere Kunden später im Betrieb zu unterstützen. Wenn über uns Lizenzen erworben werden, verdienen wir daran auch Geld. Das legen wir offen.

Unsere Partnerv­erträge bieten vergleichbare wirtschaftliche Rahm­enb­ed­ing­ungen. Dadurch entsteht für uns kein entscheid­ender finanz­ieller Anreiz, ein bestimmtes Partnersystem zu bevorzugen. Ausschlagg­ebend für unsere Empfehlung sind die fachlichen, technischen und wirtschaftlichen Anford­er­ungen Ihres Untern­ehmens.

Die Unabh­äng­igkeit sichern wir zusätzlich durch einen klaren Ausw­ahlprozess. Wir definieren die Anford­er­ungen gemeinsam mit Ihnen, vergleichen mehrere geeignete Systeme nach nachvollziehb­aren Kriterien und dokum­ent­ieren die Ergebnisse. Am Ende erhalten Sie eine begründete Empfehlung mit einem Ranking. Die Entscheidung, welches System Sie kaufen und von wem Sie es beziehen, treffen ausschließlich Sie. Das Ergebnis kann auch sein, ein vorhandenes System weit­erz­uentwickeln oder zunächst Prozesse und Strukturen zu verbessern.

Das hängt von der Ausg­angssit­uation, der Zahl der Beteiligten, den Anford­er­ungen und dem Umfang der Einführung ab. Auch Konzeption, Schnittstellen, Migration und Schulungen beeinflussen die Dauer. Nach einer ersten Analyse können wir den benötigten Aufwand einschätzen und einen real­ist­ischen Projektplan erstellen. Ein komplexes System ist in der Regel nicht innerhalb weniger Tage vollständig eingeführt und produktiv nutzbar.

Die Kosten hängen vom Umfang und von der Komplexität des Vorhabens ab. Eine klar abgegrenzte System­auswahl kann bei etwa 3.000 bis 5.000 Euro beginnen. Wenn viele Anford­er­ungen, Systeme und Beteiligte berücksichtigt, Workshops durchgef­ührt und Tests begleitet werden müssen, kann ein Ausw­ahlprojekt auch einen mittleren fünfstell­igen Betrag kosten. Die Lizenz- und Systemk­osten sind darin nicht enthalten.

Auch bei der Einführung ist die Spannbreite groß. Eine begrenzte Einführung, die im Wesentlichen aus Einrichtung und Schulungen besteht, kann im niedrigen Taus­end­erb­er­eich liegen. Kommen Schnittstellen, Migrationen, indiv­id­uelle Konf­ig­ur­at­ionen oder redakt­ion­elle Leistungen hinzu, kann die Einführung einen mittleren fünfstell­igen Betrag erreichen. Nach der Klärung Ihrer Anford­er­ungen erhalten Sie eine nachvollziehbare Aufw­andsschätzung.

Die Kosten hängen vom System, von der Anzahl der Nutzer, dem Funktions­umfang sowie vom Lizenz- und Betr­iebsmodell ab. Als grobe Orient­ierung können cloudb­as­ierte Redakt­ionssysteme für ein kleines Team einige Hundert bis wenige Tausend Euro pro Monat kosten. Bei einem Systemkauf ist meist mit einem fünfstell­igen Betrag zu rechnen. Umfangreiche oder individuell angepasste Lösungen können deutlich darüber liegen.

Zum eigentlichen Systempreis kommen die Kosten der Einführung. Dazu können die Einrichtung und Konf­ig­ur­ation, Schulungen, Datenm­igr­ation, Schnittstellen sowie die Übernahme bestehender Inhalte gehören. Je nach Umfang bewegen sich diese Aufwände häufig zwischen einigen Tausend und mehreren Zehntausend Euro.