Technische Dokumentation für den Maschinenbau und den Anlagenbau

Wenn sich Maschinen nur in einzelnen Baugruppen, Optionen oder Leist­ungsmerkmalen unterscheiden, sollte nicht für jede Variante eine komplett neue Anleitung oder Risik­ob­eurt­eilung entstehen. Sinnvoller ist es, gemeinsame Inhalte wied­erz­uv­erw­enden und die tats­ächlichen Unterschiede gezielt zu steuern. Dafür müssen Variant­enm­erkmale, Gült­igk­eiten und Abhäng­igk­eiten eindeutig beschrieben sein. Je nach Prod­uktportfolio kann das in vorhandenen Werkzeugen oder in einem Redakt­ionssystem umgesetzt werden. Entscheidend ist, dass am Ende nur die Inform­at­ionen ausgegeben werden, die zur ausg­el­ief­erten Konf­ig­ur­ation gehören.

Zulief­er­unt­erl­agen können nicht einfach ungeprüft gesammelt und weit­erg­eg­eben werden. Zunächst ist zu klären, welche Dokumente für Betrieb, Wartung und Sicherheit der Gesamt­anlage relevant sind. Anschließend werden die Unterlagen gesichtet, eindeutig den Komponenten zugeordnet und in eine nachvollziehbare Gesamtstruktur eingeordnet. Fehlende, widersprüchliche oder nicht zur gelieferten Ausführung passende Angaben müssen geklärt werden. Ebenso wichtig ist eine klare Abgrenzung zwischen der Dokum­ent­ation der Gesamt­anlage und den Unterlagen einzelner Komponenten. Die Sprache der Zulief­er­unt­erl­agen muss ggf. ebenfalls angepasst werden. 

Bei einer verketteten Anlage reicht es nicht aus, nur die Anleitungen der einzelnen Maschinen zusamm­enz­ust­ellen. Die Dokum­ent­ation muss auch das Zusamm­enw­irken der Komponenten berücksichtigen. Dazu gehören beisp­ielsweise übergreif­ende Funktionen, Schnittstellen, Betr­iebs­arten, zentrale Schutz­einr­ichtungen und Gefährdungen, die erst durch die Verkettung entstehen. Ob die verketteten Einheiten rechtlich eine Gesamtheit von Maschinen bilden, muss im Einzelfall bewertet werden. Diese Einordnung beeinflusst die Risik­ob­eurt­eilung, das Konf­orm­it­ätsverf­ahren und den benötigten Dokum­ent­at­ions­umfang.

Für eine unvollständige Maschine gelten andere Anford­er­ungen als für eine vollständige Maschine. Nach der derzeit geltenden Maschin­enr­ichtlinie gehören dazu insbes­ondere eine Mont­ag­eanl­eitung und eine Einb­auerklärung. Die Unterlagen müssen dem Hersteller des Produkts, in das die unvollständige Maschine eingebaut wird, die Inform­at­ionen geben, die er für den sicheren Einbau und seine eigene Konf­orm­it­ätsbew­ertung benötigt. Welche Vorgaben anzuwenden sind, hängt auch davon ab, wann das Produkt in Verkehr gebracht wird. Ab dem 20. Januar 2027 ist die EU-Maschinenverordnung maßgeblich.

Die Betr­iebs­anl­eitung muss die Schutzmaßn­ahmen und verbleib­enden Risiken der Maschine korrekt abbilden bzw. abfangen. Deshalb muss sie unbedingt auf Basis der Risik­ob­eurt­eilung erstellt werden. Sich­erh­eits­inf­orm­at­ionen müssen zu den vorg­es­eh­enen Lebensphasen, Tätigkeiten und Zielgruppen passen. Änderungen an Schutzmaßn­ahmen oder an der best­imm­ungsgem­äßen Verwendung müssen auch in der Dokum­ent­ation nachvollzogen werden. Eine saubere Abstimmung verhindert widersprüchliche Aussagen und Warnhinw­eise, die nur vorsorglich ergänzt wurden, ohne ein konkretes Risiko zu erklären.

Umbauten können Funktionen, Leist­ungsdaten, Schutzmaßn­ahmen und die vorgesehene Verwendung einer Maschine verändern. Deshalb sollte zunächst nachvollziehbar bewertet werden, welche Ausw­irk­ungen die Änderung auf Sicherheit, Risik­ob­eurt­eilung und bestehende Unterlagen hat. Betriebs-, Wartungs- und Ersatzteil­inf­orm­at­ionen müssen anschließend an den tats­ächlichen neuen Stand angepasst werden. Zusätzlich ist zu prüfen, ob eine wesentliche Veränderung vorliegt und sich daraus neue Herstell­erpflichten ergeben. Diese Bewertung sollte fachlich und rechtlich belastbar erfolgen.

Die Verordnung (EU) 2023/1230 löst die Maschin­enr­ichtlinie zum 20. Januar 2027 ab. Sie greift unter anderem Themen wie digitale Anleitungen, Software, Cybers­ich­erheit und Maschinen mit selbstentwick­elndem Verhalten stärker auf. Ausschließlich digitale Betr­iebs­anl­eit­ungen werden unter bestimmten Vorauss­etz­ungen möglich. Hersteller müssen jedoch sich­erstellen, dass Nutzer auf die Inform­at­ionen zugreifen, sie speichern und bei Bedarf in Papierform erhalten können. Welche Änderungen für ein Unternehmen konkret notwendig sind, hängt von den Produkten, Bereitstell­ungsformen und bisherigen Dokum­ent­at­ionsproz­essen ab.

Die Maschin­env­er­ordnung ermöglicht digitale Anleitungen, knüpft dies aber an konkrete Bedingungen. Unter anderem muss auf der Maschine oder in den Begl­eit­unt­erl­agen erkennbar sein, wie die Anleitung zugänglich ist. Sie muss während der erwartbaren Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch zehn Jahre nach dem Inverk­ehrbringen, online verfügbar bleiben. Nutzer müssen die Anleitung herunt­erl­aden, speichern und ausdrucken können. Auf Wunsch ist innerhalb einer bestimmten Frist kostenlos eine Papierf­assung bereitz­ust­ellen. Bei Maschinen für nichtprof­ess­ion­elle Nutzer müssen sich­erh­eitsrel­ev­ante Inform­at­ionen weiterhin in Papierform mitg­el­iefert werden. Vor der Umsetzung sollte geprüft werden, welche Vorgaben für das konkrete Produkt gelten.