Wie funktioniert Outsourcing in der Technischen Dokumentation?
Anwenderbericht über die Zusammenarbeit mit der SIG Combibloc Systems GmbH
Was sind die Gründe für Outsourcing?
Die Ausgangslage in der Dokumentationsabteilung von SIG war nach eigener Einschätzung „eine eher schwierige Situation“. Optimierungsbedarf gab es besonders in technologischer Hinsicht: Die Dokumentation wurde zu dieser Zeit noch mit einem konventionellen Redaktionstool erstellt und verwaltet. In Verbindung mit einem dezentralen Datenmanagement war man systemseitig nicht mehr leistungsfähig genug, um die umfangreichen Dokumentationsaufgaben bestmöglich zu erledigen.
Auch in personeller Hinsicht war Unterstützung für das zu kleine SIG-Team erforderlich. Gleichzeitig unterliegt die Projektauslastung in der Technischen Redaktion starken Schwankungen. Das erschwert eine strategisch sinnvolle Personalplanung und führt bei einem ausschließlich intern besetzten Redaktionsteam schnell dazu, dass Über- oder Unterlastsituationen für die Mitarbeiter entstehen können.
Vor diesem Hintergrund stand für SIG fest: Zusätzliche Arbeitskraft und ein neues System sollten zentral aus Dienstleisterhand bereitgestellt werden.
Welche Ziele hatte das Outsourcing?
Outsourcing ist ein komplexer Prozess, bei dem interne und externe Partner in einem neuen Workflow miteinander harmonieren müssen. Gerade zu Beginn des Outsourcings müssen sich die Kooperationspartner aufeinander einspielen. Für SIG war dabei von Anfang an klar, dass Transparenz und Offenheit maßgeblich für eine stabile Zusammenarbeit sind. Ziel war es, dass der Dienstleister „agieren [soll] wie eine interne Abteilung … mit vollem Vertrauen“. Aus technischer Perspektive stand die Zusammenarbeit anfangs ganz im Zeichen der Implementierung einer neuen IT-Systemlandschaft. Besonders herausfordernd war dabei, dass die gesamten Dokumentationsdaten zunächst aus dem bestehenden System in das neue XML-Redaktionssystem migriert werden mussten. Gleichzeitig erfolgte diese Datenmigration parallel zum redaktionellen Tagesgeschäft.
Ressourcen flexibel bereitstellen
Da die Projektauslastung in der Technischen Redaktion starken Schwankungen unterliegt, war eine rein interne Personalplanung nur schwer sinnvoll umzusetzen. Gesucht war daher ein Modell, mit dem zusätzliche Arbeitskraft flexibel bereitgestellt werden kann, ohne dauerhaft interne Über- oder Unterkapazitäten aufzubauen.
Systemlandschaft modernisieren
Das bestehende konventionelle Redaktionstool in Verbindung mit dezentralem Datenmanagement war nicht mehr leistungsfähig genug, um die umfangreichen Dokumentationsaufgaben effizient zu bewältigen. Neben personeller Unterstützung war daher auch eine neue technologische Basis erforderlich.
Daten strukturiert migrieren
Bei der Migration in das neue XML-Redaktionssystem ging es nicht nur darum, Daten zu übertragen. Gleichzeitig musste der Content sinnvoll strukturiert und in geeigneten Modulgrößen in das neue System überführt werden – bei vertretbarem Aufwand und parallel zum laufenden Tagesgeschäft.
Zusammenarbeit klar organisieren
Ein erfolgreiches Outsourcing setzt voraus, dass jederzeit klar ist, welche Abteilungen und Personen auf Hersteller- sowie auf Dienstleisterseite involviert sind, wie die Kompetenzen im Dokumentationsprozess verteilt sind und wie der Informationsfluss zwischen den Ansprechpartnern sichergestellt wird.
Redaktionsleitfaden als Fundament der Zusammenarbeit
Dank eindeutig definierter Verantwortlichkeiten und einer klaren Kommunikationsstrategie konnte sich das kothes Team souverän in die SIG-Unternehmenswelt integrieren. Dabei war es essentiell, dass in jeder Phase der Kooperation ein respektvoller und ehrlicher Umgang zwischen allen Prozessbeteiligten herrschte.
Um sämtliche Vorgaben zu den redaktionellen Abläufen und Verantwortlichkeiten an zentraler Stelle zu erfassen, entwickelten SIG und kothes gemeinsam einen Redaktionsleitfaden. Von der Prozessgestaltung über die Grafikerstellung bis zu konkreten Formulierungsvorschriften sind darin alle wesentlichen Aspekte der Technischen Dokumentation im Detail festgelegt.
Warum Outsourcing sich lohnt
Dank eindeutig definierter Verantwortlichkeiten und einer klaren Kommunikationsstrategie konnte sich das kothes Team souverän in die SIG-Unternehmenswelt integrieren. Gemeinsam entwickelten wir einen Redaktionsleitfaden, der Abläufe, Zuständigkeiten und Formulierungsvorgaben zentral erfasst. Das auf 450 Seiten angewachsene Regelwerk dient als Standard für eine konsistente Dokumentationsarbeit und unterstützt die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Grundlage der erfolgreichen Zusammenarbeit ist ein flexibles Kompetenz- und Hoheiten-Modell, das Aufgaben und Zuständigkeiten zwischen Dienstleister und Hersteller eindeutig regelt.
Für SIG liegt der größte Vorteil des Outsourcings vor allem darin, sich auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren zu können: „Das ist nicht die Erstellung einer Dokumentation. Das ist die Entwicklung, der Bau von neuen Maschinen.“
"kothes hat bereits vor vielen Jahren die Verantwortung nicht nur für die Erstellung der Technischen Dokumentation für die SIG übernommen, sondern auch die Abarbeitung des Tagesgeschäfts, Übersetzungen, Reprographie bis hin zum Hosting des Redaktionssystems. Das gibt uns mehr Freiheit, um uns auf unsere Hauptaufgaben zu konzentrieren: die Weiterentwicklung von Karton-Verpackungssystemen. Wir haben kothes in den Jahren nicht nur als vertrauenswürdigen und kompetenten Partner kennengelernt, sondern auch als ein Unternehmen, das jederzeit beratend zur Seite steht, um die richtigen Schritte in die Zukunft der Technischen Dokumentation zu gehen. Das funktioniert natürlich nur, wenn man sich auch selbst bewegt! Wir freuen uns auf weitere gute Zusammenarbeit."
Dirk Noske
Head of Legal Compliance & Documentation
SIG Combibloc Systems GmbH
