Die Schnittstelle zwischen einem Redaktionssystem und SAP

COSIMA-go!-Anbindung bei der Aerzener Maschinenfabrik GmbH

Varianten und Sprachen treiben den Aufwand nach oben

Täglich proj­ektspez­if­ische Dokumente auf Basis eines Mast­erd­ok­um­ents mit hint­erl­egtem Variant­enf­ilter zu erstellen, das ist – verglichen mit einer manuellen Zusamm­enstellung von Inhalten – schon wirklich ziemlich effektiv gelöst bei der Aerzener Maschin­enf­abrik GmbH. Wenn dann aber noch knapp 20 Sprachvar­ianten (Tendenz steigend) dazukommen, dann ist selbst das Setzen der richtigen Variant­enf­ilter und das Ergänzen auftragsspez­if­ischer Daten auf dem Deckblatt ein nicht zu unterschätz­ender Aufwand. . 

Überblick

So wurde die Herausf­ord­erung gelöst

SAP-COSIMA Schnittstelle spez­if­iz­ieren

Anford­er­ungen von Redaktion, SAP-IT und Softwar­eentwicklung in Workshops und Gesprächen zu einer gemeinsamen Spez­if­ik­ation abgestimmt. 

Umsetzung in Sprints mit engem Austausch

Schnittstelle iterativ umgesetzt und regelmäßig zwischen Entwicklungs- und Redakt­ionsteam abgestimmt. 

Autom­at­is­ierte Erstellung für Stand­ardprod­ukte

Proj­ektdok­um­ente aus SAP- und COSIMA-Daten mit Variant­enf­ilter und Auftragsdaten voll­aut­om­at­is­iert generiert. 

Sond­er­anf­ert­ig­ungen gezielt in den manuellen Prozess lenken

Nicht vollständig autom­at­is­ierbare Anleitungen werden auftrags­abh­ängig zur Nachbearb­eitung abgelegt und schaffen Raum für Sonderfälle. 

Nahaufnahme von Sportschuhen an einer Startlinie auf einer Laufbahn, im Hintergrund unscharf weitere Läuferbeine.
Ausgangssituation

Hoher Aufwand trotz Redakt­ionssystem

Gemeinsam mit den Redakteuren der Aerzener Maschin­enf­abrik haben wir überlegt, wie wir Aufwände reduzieren können.

Eigentlich hatten wir alles, was wir brauchten: eine proj­ektspez­if­ische Prod­uktkonf­ig­ur­ation samt Auftragsdaten in SAP und ein für Stand­ardprod­ukte komplettes Mast­erd­ok­ument im Redakt­ionssystem. Was uns fehlte, war die Komm­un­ik­ation zwischen beiden Systemen.

Mehrere Läuferinnen und Läufer in Bewegung; im Vordergrund Beine und blaue Laufschuhe, der Hintergrund ist unscharf.
Vorgehen

Vom gemeinsamen Konzept zur Schnittstelle zwischen SAP und COSIMA go!

Die größte Herausf­ord­erung war es zunächst, die Schnittstelle ausreichend zu spez­if­iz­ieren. In zahlreichen Workshops, Onlin­em­eet­ings und Telefonaten brachten wir daher zunächst die Vorstell­ungen und Ideen der Redaktion, der für das SAP zuständigen IT-Abteilung der Aerzener Maschin­enf­abrik sowie der kothes Softwar­eentwicklung zusammen, um eine gemeinsame Spez­if­ik­ation zu entwickeln. Danach ging es in kleinen Sprints an die konkrete Umsetzung, natürlich unter regelm­äß­igem Austausch des gesamten Entwicklungs- und Redakt­ionsteams der Aerzener Maschin­enf­abrik und von kothes. 

Rotes Zielband mit der Aufschrift „FINISH“ über einer Laufbahn; im Hintergrund unscharf der Zieleinlauf.
Nutzen

Umgang mit Sond­er­anf­ert­ig­ungen – und mehr Zeit für wichtige Redakt­ions­aufg­aben

Mittlerw­eile werden Dokum­ent­at­ionen für Stand­ardprod­ukte der Aerzener Maschin­enf­abrik über die Schnittstelle komplett automatisch erstellt. Daneben gibt es kund­enspez­if­ische Sond­er­anf­ert­ig­ungen, deren Anleitungen nicht vollständig autom­at­is­iert erstellt werden können. Über die Auftragsart in SAP werden sie nach der autom­at­ischen Erstellung zur manuellen Bearbeitung in einem speziellen Ordner im Redakt­ionssystem abgelegt. So kann sich die Redaktion gezielt auf diese Sonderfälle konz­entrieren und hat mehr Zeit für wichtige redakt­ion­elle Aufgaben.

Aerzen Logo in Weiß auf transparentem Hintergrund.

„kothes zeichnet sich durch fristgerechte, inhaltlich korrekte Übersetzungen aus. Regelmäßige Meetings vor Ort zum Erfahrungsaustausch sowie ein fester Kundenbetreuer runden die gute Zusammenarbeit ab.“

Angela Pedack

Standards & Editor Office | T-SE

Aerzener Maschinenfabrik GmbH

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