Erfolgreich zum digitalen Informationsportal

Wie TROX mit kothes die Grundlage für skalierbare Content-Delivery schuf

Aus Technischer Dokum­ent­ation wird ein digitales Serv­ic­ep­ortal

Die TROX SE (nachfolgend “TROX”) mit Sitz in Neukirchen-Vluyn zählt zu den weltweit führenden Anbietern in der Lüftungs- und Klim­at­echnik. Das Unternehmen ist in über 70 Märkten aktiv und verfügt über 33 Tochterg­es­ellschaften sowie 20 Prod­ukt­ionsstand­orte.

2023 stellte sich TROX einer zentralen Herausf­ord­erung: Technische Inform­at­ionen genau dort bereitz­ust­ellen, wo sie gebraucht werden. Und das zielg­er­ichtet, strukt­ur­iert und jederzeit verfügbar. Geplant war der Aufbau eines digitalen Wissens- und Serv­ic­ep­ortals auf Basis des DOCUFY TopicPilot, das Inhalte modular, kont­extbez­ogen und roll­enb­as­iert ausliefert.

Für die konz­ept­ion­elle Grundlage holte TROX die Expert:innen von kothes ins Boot. Gemeinsam entwick­elten sie in Workshops ein nachhalt­iges Metad­at­enm­odell inklusive PI-Klassifikation. Dieses Modell ermöglicht es, Inhalte im TopicPilot gezielt zu filtern, dynamisch ausz­usp­ielen und langfristig wartbar zu machen.

Die redakt­ion­elle Infrastruktur war bereits etabliert: Seit 2013 arbeitet TROX mit dem XML-basierten Redakt­ionssystem COSIMA von DOCUFY, das ebenfalls gemeinsam mit kothes eingeführt wurde. Rund 250 Betr­iebs­anl­eit­ungen werden darin für intern­at­ionale Märkte in bis zu 20 Sprachen gepflegt.

Mit wachsender Prod­uktvielfalt und höheren Erwartungen an die digitale Bereitstellung stieß das bisherige Modell jedoch an sein Grenzen. Der Aufbau des DOCU PORTALs war die logische Weit­er­entwicklung und mit dem Pilotprojekt „Brandschutzklappen“ bestand das Portal erfolgreich seinen ersten Test (mehr zum Pilotprojekt weiter unten).

Heute steht das Portal auf einem stabilen Fundament. Weitere Land­esg­es­ellschaften bereiten bereits ihre Anbindung vor. Zusätzliche Datenq­uellen wie PIM-Systeme, Serv­ic­ed­ok­um­ent­at­ionen und interne Chatbots sollen ebenfalls integriert werden. Alle Systeme greifen dabei auf die strukt­ur­ierte COSIMA-Datenbasis zurück, die methodisch mit kothes entwickelt wurde.

Überblick

So wurde die Herausf­ord­erung gelöst

Metad­at­enm­odell und PI-Klassifikation

Konzeption eines einh­eitl­ichen Modells für die durchgängige Klass­if­ik­ation modularer COSIMA-Inhalte als Basis für Filterung und Ausspielung im Portal.

Workshops zur Anforderungs- und Akzept­anzsich­erung

Abgleich von Nutz­ungskont­exten und Rollen, Einbindung der Fachber­eiche und Ableitung prax­ist­augl­icher Regeln für den Redakt­ions­alltag.

Pilotprojekt Brandschutzklappen im TopicPilot

Befüllung einer Testinstanz mit klass­if­iz­ierten Inhalten und Validierung der roll­enb­as­ierten, kont­extbez­og­enen Bereitstellung inklusive mobilem Zugriff.

Nahaufnahme von Sportschuhen an einer Startlinie auf einer Laufbahn, im Hintergrund unscharf weitere Läuferbeine.
Ausgangssituation

Gut vorbereitet dank solider Struktur

TROX setzte bereits 2013 gemeinsam mit kothes auf Struktur und Systematik und führte COSIMA ein. Modulare Content-Bausteine, konsistente Strukturen und gepflegte Inhalte sorgten für hohe Qualität und effiziente Übers­etz­ungen. Besonders das Handling zahlreicher Übers­etz­ungen wurde deutlich einfacher und transpar­enter.

Mit wachsender Variant­env­ielfalt, neuen Zielgruppen und dem Wunsch nach digitaler, kont­extbez­og­ener Bereitstellung stieß das bisherige PDF-Modell jedoch an Grenzen. Inhalte sollten künftig roll­enb­as­iert und auf jedem Endgerät dort verfügbar sein, wo sie gebraucht werden. Gemeinsam mit kothes entwickelte TROX dafür die Grundlage eines zentralen, modularen Wiss­ensportals.

 


Zentrale Anforderungen

Klar strukt­ur­ieren. Gezielt informieren.

Das neue Portal erforderte ein Umdenken in der Technischen Redaktion. Die modularen Inhalte mussten nun umfassend und durchgängig klass­if­iz­iert und mit Metadaten versehen werden. TROX wünschte sich ein einh­eitl­iches, skal­ierb­ares Metad­at­enk­onzept mit durchgäng­iger PI-Klassifikation, das über alle Produkte und Anleitungen hinweg anwendbar ist und damit anschlussfähig für neue Märkte, Varianten und Zielgruppen. Gemeinsam mit kothes wurden dafür vier zentrale Aufg­ab­enf­elder definiert. Die Aufgabe für kothes war damit klar: Ein durchgäng­iges, redakt­ionsnahes Metad­at­enk­onzept zu entwickeln, das die bestehenden Inhalte in COSIMA verlässlich abbildet und zugleich skalierbar bleibt für künftige Inhalte, Prod­uktgruppen und Zielmärkte.

Präzise Informationen bereitstellen

Ziel war, Inhalte so aufz­ub­er­eiten, dass nur die jeweils relevante Information abhängig von Rolle, Kontext oder Anwend­ungssit­uation ausg­el­iefert wird.

Systematische Struktur schaffen

Alle Inhalte sollten mit einem einh­eitl­ichen und zukunftssich­eren Metad­at­enm­odell sowie einer maschinell lesbaren PI-Klassifikation versehen werden.

Interne Akzeptanz sichern

Interne Fachber­eiche wurden frühzeitig eingebunden, um ein gemeinsames Verständnis für Inform­at­ionsbed­arfe und Systemlogik zu schaffen.

Prax­ist­augl­ichkeit beweisen

Ein konkreter Use-Case – die Prod­uktgruppe Brandschutzklappen – sollte zeigen, wie das Metad­at­enm­odell in der Praxis funktion­iert, und die spätere Skal­ierb­arkeit sich­erstellen.

Mehrere Läuferinnen und Läufer in Bewegung; im Vordergrund Beine und blaue Laufschuhe, der Hintergrund ist unscharf.
Vorgehen

Vom Workshop-Konzept zum Piloten, der Akzeptanz schafft

In gemeinsamen Workshops analysierte kothes mit dem TROX-Team system­at­isch die inhaltlichen und strukt­ur­ellen Anford­er­ungen. Im Mittelpunkt standen zentrale Fragen der Technischen Redaktion: Welche Inform­at­ionen werden in welchem Nutz­ungskontext benötigt? Und wie müssen Inhalte aufgebaut, klass­if­iz­iert und verschlagw­ortet sein, damit sie gezielt auffindbar und medieng­er­echt ausgespielt werden können? Das Ergebnis war ein belastbarer erster Entwurf für ein nachhalt­iges Metad­at­enk­onzept, das redakt­ion­elle Anford­er­ungen ebenso berücksichtigt wie die Bedürfnisse der zukünftigen Nutzer:innen.

PI-Klassifikation entwickeln und in der Praxis erproben

Auf dieser Grundlage entwickelte kothes gemeinsam mit dem TROX-Team eine PI-Klassifikation, die sich an der bestehenden Prod­uktstruktur orientiert und für alle modularen Inhalte geeignet ist. Entscheidend war die praktische Umsetzung im Redakt­ions­alltag: Die Systematik wurde eng an realen Prod­uktstrukt­uren, vorhandenen Modulen und redakt­ion­ellen Workflows ausg­er­ichtet. So entstand ein Konzept, das nicht nur fachlich tragfähig, sondern auch operativ umsetzbar und im Team akzeptiert ist.

In einem Pilotprojekt wurde anschließend eine Testinstanz des TopicPilot von DOCUFY mit klass­if­iz­ierten Inhalten aus der Prod­uktgruppe Brandschutzklappen befüllt. Dabei zeigte sich: Die technische Implem­ent­ierung ist nur ein Teil des Erfolgs. Prod­uktman­ager:innen konnten live erleben, wie sich Inform­at­ionen intuitiv filtern, gezielt abrufen und direkt anwenden lassen. Auch der mobile Zugriff per QR-Code funktion­ierte problemlos. Die Vorteile der strukt­ur­ierten Inform­at­ionsber­eitstellung wurden für Redaktion, Service, Prod­uktman­ag­ement und Vertrieb unmittelbar greifbar. Die anfängliche Skepsis wich echter Überzeugung.

Rotes Zielband mit der Aufschrift „FINISH“ über einer Laufbahn; im Hintergrund unscharf der Zieleinlauf.
Nutzen

Dynamische Inhalte statt PDFs

Mit dem neuen Metad­at­enk­onzept und der PI-Klassifikation hat TROX die Grundlage für eine moderne digitale Inform­at­ions­archit­ektur geschaffen. Statt statischer PDFs stehen nun modulare Inhalte zur Verfügung, die sich dynamisch filtern und passend zum Nutz­ungskontext ausspielen lassen. Nach dem erfolgreichen Prototypen folgt die intern­at­ionale Skalierung: Auch die Tochterg­es­ellschaften in Norwegen und der Schweiz sollen COSIMA und das Metad­at­enk­onzept nutzen. Gemeinsam mit kothes entsteht so die Basis für hochwertige Content-Delivery-Portale und eine zukunftssichere Technische Redaktion.

Trox Logo in Weiß auf transparentem Hintergrund.

„Das Ergebnis ist gelungen! Unsere Mitarbeitenden brauchen keine großen Dokumente mehr durch die Gegend zu schieben und unsere Kunden können die Informationen selbstständig ganz einfach finden.“

Christian Schmithüsen

Technischer Redakteur und Projektverantwortlicher

TROX SE

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