„Unsere Spitzenlasten abgefedert und den Kundennutzen unserer Technischen Dokumentation nachhaltig erhöht“
Erfolgreiche Zusammenarbeit von Siemens SI BP und kothes.
Intelligente Gebäudeinfrastruktur braucht intelligente Dokumentation…
Seit 2011 unterstützt kothes Siemens Smart Infrastructure Building Products (SI BP) in der Technischen Dokumentation. Gesucht war ein Dienstleister mit hoher redaktioneller Kompetenz, Erfahrung mit modernen Redaktionssystemen sowie kurzen Wegen und schnellen Reaktionszeiten. Diese Anforderungen erfüllt kothes auch durch die kothes Schweiz GmbH.
Die Zusammenarbeit begann mit einzelnen Projekten. Dabei lernte kothes die Anforderungen und Prozesse von Siemens kennen. Aus den positiven Erfahrungen entwickelte sich eine vertrauensvolle Partnerschaft. Mit zunehmenden Kapazitätsengpässen übernahm kothes immer umfangreichere Aufgaben – schließlich aus allen Geschäftsfeldern der Gebäudeautomation.
…und ein smartes Content-Management.
Für das Erstellen, Verwalten und Publizieren komplexer Dokumentationsprojekte braucht es ein smartes Content-Management – besonders, wenn Informationen aus unterschiedlichen Quellsystemen zu einem attraktiven und leicht zugänglichen Informationsangebot zusammengeführt werden sollen. Bei Building Products stand man vor der Herausforderung, ein neues System einzuführen, das genau diese Aufgabe erfüllt. Konkret ging es darum, eine zentrale Informationsplattform für die Welt von Building Products zu schaffen. Die Technischen Informationen sollten dabei für alle Usergruppen – von Servicetechniker:innen über Kunden bis hin zu externen Partnern – mit wenigen Klicks erreichbar sein.
Content Delivery für hohe Ansprüche
Welches System passt am besten zu diesen Anforderungen? Keine leicht zu beantwortende Frage angesichts eines unübersichtlichen Markts für Content-Delivery-Portale.
Die gute Nachricht: Auch bei der Auswahl und Implementierung des neuen Systems konnte Siemens auf die Expertise von kothes vertrauen.
In einem gemeinsamen Kickoff-Meeting wurden im Rahmen einer Roadmap zunächst die zentralen Wegpunkte der Systemeinführung abgesteckt.
Mit den zentralen Anforderungen im Gepäck ging es weiter in die heiße Phase der Systemauswahl.
Herstellerneutrale Systemberatung – von der Auswahl bis zur Einführung
Hier haben wir Building Products in unserer Rolle als neutraler und unabhängiger Berater und Moderator begleitet. So haben wir etwa bei der Vorauswahl von geeigneten Systemanbietern unterstützt und den Kontakt zu den favorisierten Anbietern hergestellt, die wiederum ihre Lösungen in Form kleiner Showcases vorgestellt haben.
Vom leeren Portal zur nutzbaren Informationsarchitektur
Nach der Systemauswahl galt es, das Portal mit Leben – sprich mit sauber strukturiertem und nutzerorientiertem Content – zu befüllen.
Schritt 1: Metadatenkonzept definieren
Dazu haben wir mit dem BP-Team zunächst ein Metadatenkonzept für das neue System entwickelt. Die redaktionellen Metadaten sind der Schlüssel für ein effizientes Content-Management und eine Voraussetzung dafür, dass die Inhalte dank Navigation und Facettierung zuverlässig gefunden werden.
Schnelle Soforthilfe und nachhaltige Wertschöpfung
Nach zahlreichen erfolgreich abgewickelten Dokumentationsprojekten und einer geglückten Systemeinführung: Wie blickt das Redaktionsteam von Building Products auf die bisherige Kooperation mit kothes zurück?
Neben der Flexibilität und der kurzen Reaktionszeit des Dienstleisters schätzt Rolf Schumacher vor allem die Tatsache, dass Building Products in kothes einen Ansprechpartner für alle Fragen im Zusammenhang mit der Technischen Dokumentation gefunden hat. kothes passt sich schnell an wechselnde Gegebenheiten an, wie sie bei der Vielzahl der Projekte von Building Products – die in Bezug auf Inhalt, Umfang und Termindruck sehr unterschiedlich sein können – zum Tagesgeschäft gehören. Besonders erfolgreich hat sich die enge Zusammenarbeit bei der kurzfristigen Zurverfügungstellung von Ressourcen erwiesen. „Wenn’s mal brennt“, sagt Rolf Schumacher, „reichen ein kurzes Telefonat und ein minimales Briefing, und wir haben innert kürzester Zeit eine kompetente Unterstützung an unserer Seite. So hat kothes vielfach unsere Spitzenlasten abgefedert.“
„Mit kothes haben wir einen Dienstleister gefunden, den wir als professionellen Partner für Technische Dokumentation kennen und schätzen gelernt haben. Unsere Geschäftsbeziehungen haben sich sehr positiv und vielversprechend entwickelt, und gerade auch im Hinblick auf die strategische Planung der zukünftigen Ausrichtung unserer Technischen Dokumentation kann uns kothes weitere wertvolle Impulse geben.“
Rolf Schumacher
Head Technical Communication
Siemens SI BP
